Per capire a cosa serve la raccolta dei dati per creare le statistiche di uno studio dentistico basta provare a rispondere a questa domanda:
“Come si fa a capire su cosa lavorare per migliorare?”
Se non si misura nulla, negli studi dentistici come nelle aziende, è davvero difficile capire quali sono i processi che funzionano bene e quelli invece su cui lavorare per migliorare i risultati dello studio.
Senza creare le statistiche dello studio, semplicemente non è possibile sapere come va l’attività e monitorare i risultati e, di conseguenza, diventa davvero difficile migliorare le perfomance.
Certamente la cura del paziente viene sempre al primo posto ma, subito dopo, lo studio è da considerarsi come una vera e propria azienda che deve guadagnare e prosperare per portare avanti l’attività.
Analizzare le statistiche è importante per tutto il lavoro che viene dopo la cura del paziente.
Il report e l’analisi dei dati: le funzioni e le statistiche
Con la raccolta dei dati si possono creare report e analisi personalizzate che servono proprio per individuare le aree di miglioramento e, senza perdere tempo prezioso e denaro, si può investire esattamente in quelle aree.
Tutti i dentisti che gestiscono uno studio sanno perfettamente che i fattori da considerare non sono soltanto gli interventi per la cura del paziente.
Infatti sono da controllare anche:
- i flussi di cassa in entrata e in uscita per monitorare la liquidità dello studio,
- la gestione degli incassi;
- tutti i materiali che servono per procedere con gli interventi organizzando un vero e proprio magazzino delle scorte,
- la contabilità dello studio (fatture, ricevute, ricette mediche e altri documenti),
- i risultati degli investimenti per le campagne marketing per la ricerca di nuovi pazienti,
- le spese per il personale e i collaboratori.
Esistono molti software e applicativi che permettono di raccogliere tutti questi dati per creare dei report semplici da interpretare ma altrettanto importanti per scegliere le strategie future.
Le 4 aree più importanti per la raccolta dei dati statistici
Tra tutte le attività che gravitano attorno allo studio dentistico, ci sono quattro grandi aree fondamentali su cui calcolare delle statistiche che possono davvero cambiare le sorti dell’attività.
Non tutte le statistiche dello studio sono importanti allo stesso modo, alcuni dati danno molte più informazioni degli altri.
Anche in questo caso, per non perdere tempo prezioso monitorando i dati meno rilevanti con la stessa attenzioni di quelli più importanti, ecco le quattro aree su cui concentrare le statistiche.
- I pazienti: le statistiche dello studio dentistico riguardo ai pazienti ci danno informazioni importanti riguardo al numero dei nuovi pazienti e al numero dei pazienti già fidelizzati.
Si possono calcolare quanti pazienti hanno fatto la prima visita e poi non sono più tornati e, viceversa, quanti hanno accettato il preventivo fatto e sono diventati pazienti continuativi.
Inoltre è interessante monitorare i dati anagrafici dei nostri pazienti cioè l’età media, da quali canali sono arrivati e la spesa media per ognuno.
Tutte queste statistiche permettono ai dentisti di scegliere le strategie di marketing più adatte per attirare nuovi pazienti ed, eventualmente, evidenziano gli errori in fase di acquisizione del paziente. - Gli appuntamenti e la gestione dell’agenda: in questo caso i numeri statistici mostrano quanto sono ottimizzati gli appuntamenti.
Cioè, si possono calcolare quanti appuntamenti settimanali il dentista riesce a portare a termine, qual è la durata media di ogni appuntamento e qual è il tasso di appuntamenti mancati da parte dei pazienti.
Questi dati sono molto importanti per evidenziare l’efficienza o l’inefficienza delle visite.
Se gli appuntamenti durano troppo, ogni giornata sarà composta da poche visite, grazie al calcolo delle statistiche si può iniziare a lavorare su questo elemento rendendo più efficiente la visita e l’intera agenda settimanale.
Nelle cliniche e negli studi dove operano più professionisti, si può calcolare il numero di appuntamenti di ognuno di loro. - Il magazzino e le scorte: come già anticipato, la gestione del magazzino dello studio, esattamente come succede in azienda, è un’area da tenere monitorata per non rischiare di trovarsi con troppe o troppe poche scorte di materiale.
Con l’analisi dei dati si può controllare la giacenza media delle scorte in magazzino, i relativi costi e l’incidenza sulla liquidità.
Già ottimizzando il magazzino si possono ottenere risultati importanti sui flussi di cassa dello studio. - Report della redditività: uno dei report più importanti, l’analisi della redditività permette di calcolare quanto è produttivo lo staff, quanti costi e quanti ricavi ha lo studio e anche quanto costa ogni prestazione offerta ai pazienti.
Grazie alle statistiche sulla redditività si possono calcolare degli indici che mostrano se i prezzi offerti sono compatibili con il mercato e con l’intera attività, allo stesso tempo si possono evidenziare quali sono le prestazioni ad alta redditività e quali invece no.
In base ai dati raccolti per ognuna di queste aree, la programmazione futura dell’attività sarà molto più facile e soprattutto efficace perché tutte le statistiche evidenziano dove ci sono inefficienze importanti (a cui dare priorità) e quali sono invece le aree che stanno già funzionando nel modo corretto.
La raccolta delle statistiche
Generalmente la raccolta dati e la generazione di statistiche e di report avviene attraverso l’utilizzo di un software gestionale integrato nell’attività dello studio.
Tracciare manualmente tutti i dati sarebbe un dispendio di tempo troppo importante e, soprattutto, espone ad errori nella raccolta dei dati che renderebbero inutili le statistiche.
Integrare l’utilizzo di un gestionale che gestisce l’attività, l’agenda e contemporaneamente raccoglie i dati dello studio è il modo migliore per ottenere statistiche oggettive e valide.
Ci rendiamo conto che approcciarsi a questo metodo di lavoro per la prima volta è difficile e può confondere le idee, per questo motivo ti invitiamo a prenotare la nostra consulenza gratuita in cui potremo esplorare la lettura delle statistiche del tuo studio in modo molto più dettagliato.
Inoltre, puoi scaricare la nostra app VisitReporter con la quale potrai gestire le prime visite e trasformarle in preventivi.
